+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 6. Регистрация исходящей корреспонденции в СЭД SMBusiness

В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно. Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты.

Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и исходящих — есть несколько общих реквизитов. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Регистрационный номер отправляемого исходящего документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел включающего в себя код структурного подразделения и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года.

Например: исх. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения , в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего входящего документа. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями если таковые имеются подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты.

После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов получателя и отправителя и направляется в местное отделение связи. Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку.

Письма, рассылаемые большому количеству адресатов более 4-х , передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой DHL, Pony Express и т.

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых исходящих документов. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я.

Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Работа с исходящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности. Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе.

Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел.

В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа.. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Добрый вечер! Спасибо что откликнулись.

Сам копался, но так стоящего ничего не выкопал, думаю сейчас про вариант со Справочниками, поскольку теперь туда можно файлы закидывать. Если кто родил этого ребенка, подскажите.

Активировать демодоступ. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел.

Как поставить номер исходящего письма

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Как объяснить, что так делать недопустимо?

Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке. Служебные письма, подписанные Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, организационно-распорядительные документы Следственного комитета, уголовные дела, материалы проверок сообщений о преступлениях, постановления о продлении процессуальных сроков, а также другие документы рассылаются фельдъегерской связью или специальной связью с оформлением реестра. Копии служебных писем, подписанных Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, подлежащих массовой рассылке в территориальные следственные органы, содержащие поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи. В реквизите "адресат" служебных писем, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Оформляя документы для передачи в подразделение, осуществляющее отправку корреспонденции, работники отделов документационного обеспечения, работники подразделений делопроизводства, работники делопроизводства обязаны проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, должность, Ф. Статьи и интервью Формируем и храним дела с перепиской организации Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Нумерация исходящих писем и приказов

В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно. Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели:.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. При этом основания увольнения в данной ситуации не имеют значения; о проведении аттестации работников; о повышении квалификации и обучении работников; другие виды распоряжений, изданные в рамках осуществления трудовых отношений. Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:. Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

Исходящий документ может создаваться как сам по Регистрационный номер документа.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

Присвоение номера исходящей документации

.

Регистрация документов в вопросах и ответах

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Герман

    Думаю, они морозятся по причине того, что автомобиль уже кому-нибудь продан, и следователь это пытается скрыть и уйти от ответственности.

  2. Фаина

    Ну я не знаю. На чей вы стороне господин адвокат.

© 2018-2019 er-ozery.ru